Politique de confidentialité

La Société immobilière Tri-Logis inc. (« Tri-Logis », « nous ») possède, loue et entretient des immeubles à Rouyn-Noranda. La présente politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous visitez notre site public, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

L’espace client sécurisé (portail locataire) fait l’objet de consentements distincts pour les traitements liés à votre dossier (vérification d’identité, documents, communications légales), recueillis lors de l’inscription et documentés dans les conditions d’utilisation du portail.

Pour vérifier l’exactitude d’une adresse courriel que nous détenons déjà, nous pouvons vous écrire pour vous demander de la confirmer d’un clic ; certains avis peuvent aussi porter un bouton « J’ai bien reçu ». Dans les deux cas, nous conservons seulement la date, l’adresse IP et le navigateur du clic, comme preuve. Le courriel de confirmation d’adresse ne contient aucun pixel de suivi.

La section 5 « Témoins et consentement », elle, s’applique aux deux espaces : le bandeau de témoins que vous voyez dans le portail comme sur le site public est régi par la présente politique, et le retrait s’y fait de la même manière.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Tri-Logis peut être jointe comme suit :

• Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels, Société immobilière Tri-Logis inc.
• Courriel : support@tri-logis.ca
• Téléphone : 819-762-3435

Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toute question sur vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits (voir la section 8).

Lors de votre visite, nous pouvons collecter :

• Des témoins (cookies) et identifiants similaires — uniquement avec votre consentement (voir la section 5) ;
• Votre adresse IP et des renseignements techniques sur votre appareil (navigateur, système, taille d’écran) ;
• Les pages visitées et vos actions sur le site (clics, défilement, soumission de formulaires), y compris — si vous y consentez — un enregistrement de votre session de navigation à des fins d’amélioration du site ;
• Les erreurs techniques survenues dans votre navigateur — le message et la trace de l’erreur ainsi que la page concernée — afin de diagnostiquer et corriger les défaillances du site ;
• Les messages que vous échangez avec notre assistant virtuel (clavardage du site ou Messenger) et les renseignements que vous choisissez d’y donner, par exemple vos critères de recherche, votre nom ou vos coordonnées pour réserver une visite ;
• Les renseignements que vous nous fournissez volontairement dans un formulaire (par exemple une demande d’information ou une candidature de location).

• Fonctionnement du site : afficher les pages, assurer la sécurité et prévenir les abus ;
• Mesure d’audience (outil PostHog) : comprendre comment le site est utilisé afin de l’améliorer. Sans votre consentement, cette mesure se fait sans témoin et sans identifiant persistant ; avec votre consentement, un témoin est utilisé et la session peut être enregistrée ;
• Publicité, le cas échéant (outils Meta et Google) : mesurer l’efficacité de nos annonces et présenter des annonces pertinentes. Aucun témoin publicitaire n’est posé et aucun identifiant ne nous relie à vous sans votre consentement à la finalité « publicité », à l’exception de la note de provenance jointe à un formulaire que vous soumettez (point suivant). Le gestionnaire de balises Google est chargé dès votre arrivée, mais en mode sans témoin : tant que vous n’avez pas consenti, il ne peut ni déposer de témoin ni transmettre d’identifiant publicitaire — seule votre adresse IP est vue par Google, qui agit alors comme fournisseur technique (voir la section 6) ;
• Provenance de votre visite : votre navigateur garde, sur votre appareil seulement et au plus 90 jours, la source de votre première visite (la campagne publicitaire, ou l’identifiant de clic de Google ou de Meta, qui vous a amené chez nous). Nos deux adresses, trilogis.ca et portail.trilogis.ca, se la passent dans votre navigateur, dans la partie de l’adresse qui suit le « # » et qui n’est jamais envoyée à nos serveurs, au besoin par un bref passage automatique sur trilogis.ca. Elle ne nous est transmise que si vous soumettez un formulaire (demande de location, demande de visite, nous joindre, demande d’entreprise) ; elle est alors conservée avec votre demande, pour mesurer l’efficacité de nos annonces. Si vous avez consenti à la mesure d’audience, elle est aussi jointe au suivi de votre recherche décrit plus bas (témoin tl_vid). Aucun témoin n’est posé pour cela, et cette note n’est jamais transmise à Google, à Meta ni à notre outil de mesure d’audience ;
• Assistant virtuel (clavardage du site et Messenger) : notre assistant virtuel, Alex, répond à vos questions sur nos logements et peut organiser une visite. Vos messages sont traités par notre fournisseur américain Anthropic, qui agit pour notre compte, sur des serveurs situés aux États-Unis ou ailleurs dans le monde. Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les efface dans les 30 jours. Pour contrôler la qualité des réponses, un second outil automatique peut relire une réponse de l’assistant ; cette relecture ne sert qu’à corriger le service, jamais à prendre une décision à votre sujet. Vous pouvez en tout temps demander à parler à une personne de l’équipe ;
• Suivi de votre recherche de logement : si vous avez consenti à la mesure d’audience, un témoin interne (tl_vid, conservé 13 mois) note les pages et les logements que vous consultez sur notre site. Lorsque vous laissez vos coordonnées, notamment à Alex, cet historique est relié à votre demande afin que notre équipe vous propose des logements qui vous correspondent. Sans ce consentement, aucun témoin n’est posé et rien n’est noté ; le retrait de votre consentement efface le témoin de votre navigateur. L’assistant peut aussi savoir de quelle fiche de logement vous lui écrivez, pour vous répondre sans vous demander de quel logement il s’agit ;
• Appels téléphoniques : lorsque vous appelez Tri-Logis ou que nous vous appelons, l’appel peut être enregistré et transcrit pour le suivi de votre dossier. La transcription est analysée automatiquement pour en classer l’objet et en résumer les points importants ; elle est traitée par notre fournisseur américain Anthropic, qui agit pour notre compte, sur des serveurs situés aux États-Unis ou ailleurs dans le monde, ne l’utilise pas pour entraîner ses modèles et l’efface dans les 30 jours. Cette analyse ne sert jamais à prendre une décision à votre sujet : une personne de l’équipe traite votre demande. Lorsque vous parlez à Alex, la voix de l’appelant est aussi transcrite par des fournisseurs de reconnaissance vocale (Speechmatics, Microsoft, Google), qui agissent pour notre compte, hors Québec, notamment aux États-Unis ;
• Séjours de courte durée : si vous nous donnez votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel sur la page de votre séjour, nous les conservons pour vous envoyer le lien de votre séjour et les messages qui s’y rapportent. Nous pouvons aussi les copier dans la fiche de votre réservation chez notre fournisseur de gestion hôtelière Mews, où nos fournisseurs de messagerie et de distribution Akia et RoomCloud, qui agissent pour notre compte, peuvent les lire ; ces fournisseurs les traitent hors Québec, dans l’Union européenne ou aux États-Unis. Nous conservons ces coordonnées 24 mois après votre départ ; la copie faite dans la fiche Mews suit la durée de conservation de votre réservation chez Mews. Vous pouvez y accéder et les faire rectifier en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels, à support@tri-logis.ca (section 2) ;
• Suivi de votre demande lorsque vous remplissez un formulaire (location, information, candidature).

Conformément à la Loi 25 (art. 8.1), les fonctions de mesure avec témoin et de publicité sont désactivées par défaut. À votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser, finalité par finalité — refuser est aussi simple qu’accepter, et votre refus est respecté sans nouvelle sollicitation.

Vous pouvez modifier ou retirer votre choix en tout temps :

Le retrait de votre consentement supprime le témoin de mesure et arrête l’enregistrement de session ; il n’a aucun effet sur les traitements déjà réalisés ni sur votre accès au site.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous faisons appel à des fournisseurs technologiques qui peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis : hébergement du site, infrastructure de données, journaux d’erreurs techniques (Axiom, aux États-Unis, région US East 1), mesure d’audience (PostHog), assistant virtuel et analyse des appels téléphoniques (Anthropic), transcription de la voix des appelants d’Alex (Speechmatics, Microsoft, Google), gestion des séjours de courte durée (Mews, dans l’Union européenne ou aux États-Unis ; Akia, aux États-Unis ; RoomCloud, en Italie, dans l’Union européenne) et, le cas échéant, plateformes publicitaires (Meta, Google).

Avant chaque communication hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (art. 17 de la Loi) et encadrons le transfert par des ententes contractuelles. Les renseignements transmis aux plateformes publicitaires, le cas échéant, sont limités au strict nécessaire et transmis sous forme hachée (irréversible) lorsque la plateforme le permet.

Les renseignements de mesure d’audience sont conservés le temps nécessaire à l’analyse, puis agrégés ou supprimés. Les journaux d’erreurs techniques transmis à Axiom sont conservés au plus 30 jours. Les renseignements fournis dans un formulaire, ou au cours d’une conversation avec notre équipe ou notre assistant, sont conservés :

• si votre demande mène à un bail : du premier contact jusqu’à la fin du bail, plus 3 ans ;
• sinon (demande d’information, visite, candidature refusée ou sans suite) : 5 ans après la décision ou le dernier contact, pour retrouver votre dossier si vous revenez vers nous ;
• coordonnées données sur la page de votre séjour : 24 mois après votre départ (voir la section 4).

Les pièces comptables et fiscales sont conservées 7 ans. Les données rendues anonymes de façon irréversible (statistiques) peuvent être conservées sans limite. À l’expiration des délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

Vous pouvez en tout temps :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous ;
• Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet ;
• Recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu’ils soient communiqués à un tiers (droit à la portabilité, art. 27) ;
• Retirer votre consentement à la mesure d’audience ou à la publicité (bouton ci-dessus), ou aux autres traitements fondés sur un consentement ;
• Porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Toute modification importante sera publiée sur cette page, avec mise à jour de la date en tête. En cas de changement touchant une finalité soumise à consentement, votre consentement sera demandé de nouveau.